Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

1. Identificación del Responsable

ZUON S.A.S. es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta y respecto de los cuales determina sus finalidades y medios, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus normas complementarias.

2. Objeto y alcance

Esta Política establece las reglas mediante las cuales ZUON S.A.S. recolecta, almacena, usa, consulta, analiza, organiza, transmite, comparte, actualiza, conserva, anonimiza y suprime datos personales.

Se aplica a los datos tratados en medios físicos o digitales relacionados con:

• visitantes de www.zuon.ai y de otros sitios, aplicaciones o formularios administrados por ZUON;
• prospectos, contactos comerciales, personas que solicitan información o una demostración y participantes en eventos;
• clientes, usuarios autorizados, administradores de cuentas, proveedores, aliados y contratistas;
• empleados, exempleados y candidatos; y
• personas que interactúan con canales, agentes humanos o agentes de inteligencia artificial operados por ZUON para sí misma o por cuenta de un cliente.

La Política cubre las actividades realizadas directamente por ZUON y por terceros que traten datos por cuenta de ZUON. Cuando ZUON trate datos siguiendo instrucciones documentadas de un cliente, aplicarán además el contrato y el acuerdo de tratamiento de datos suscrito con dicho cliente.

3. Marco normativo

La presente Política se interpreta principalmente conforme a las siguientes disposiciones colombianas, junto con las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15
• Ley Estatutaria 1581 de 2012
• Decreto 1074 de 2015, capítulos 25 y 26
• Ley 2300 de 2023, cuando resulten aplicables comunicaciones comerciales
• Circular Externa 002 de 2024 de la SIC sobre datos personales e inteligencia artificial

4. Definiciones esenciales

5. Principios aplicables

ZUON aplicará de manera armónica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad, proporcionalidad y responsabilidad demostrada.

• Finalidad y minimización. Se solicitarán únicamente los datos razonablemente necesarios para finalidades legítimas, informadas y verificables.
• Libertad. Salvo excepción legal, el tratamiento se basará en autorización previa, expresa e informada que pueda consultarse posteriormente.
• Calidad. Se procurará que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Acceso restringido. Los datos no públicos no estarán disponibles de forma abierta y solo podrán ser consultados por personas autorizadas.
• Seguridad y confidencialidad. ZUON adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas, físicas y contractuales proporcionales a los riesgos.
• Responsabilidad demostrada. ZUON conservará evidencias razonables de sus autorizaciones, controles, procedimientos, evaluaciones y atención de derechos.

Información disponible en internet. El hecho de que un dato pueda consultarse públicamente en internet no significa necesariamente que sea un dato de naturaleza pública ni autoriza su tratamiento para cualquier finalidad.

6. Roles de ZUON en el tratamiento

6.1. ZUON como Responsable

ZUON actúa como Responsable respecto de los datos de sus visitantes, prospectos, contactos comerciales, clientes, usuarios administrativos, empleados, candidatos, proveedores y demás personas con las que define directamente las finalidades del tratamiento.

6.2. ZUON como Encargado de sus clientes

Cuando un cliente utiliza las soluciones de ZUON para atender conversaciones, gestionar contactos, automatizar procesos o ejecutar agentes de inteligencia artificial, el cliente normalmente determina las finalidades y actúa como Responsable; ZUON procesa la información como Encargado, siguiendo instrucciones documentadas.

• El cliente deberá contar con una base jurídica válida, suministrar el aviso de privacidad y obtener las autorizaciones que correspondan.
• ZUON no utilizará los datos de los consumidores del cliente para realizar mercadeo propio.
• Los alcances, medidas de seguridad, subencargados, ubicación, conservación, devolución y eliminación se definirán en el acuerdo de tratamiento de datos.
• Si ZUON necesita determinar una finalidad propia distinta, deberá informarlo y cumplir las obligaciones que le correspondan como Responsable.

7. Categorías de Titulares y datos tratados

8. Fuentes de la información

Los datos pueden ser obtenidos:

• directamente del Titular mediante formularios, contratos, correo, llamadas, videoconferencias, WhatsApp, chat, reuniones o uso de la plataforma;
• de clientes que instruyen a ZUON para prestar un servicio y declaran estar autorizados para compartir la información;
• de proveedores de autenticación, agenda, comunicaciones, analítica, pagos o infraestructura;
• de registros o fuentes legítimamente accesibles, cuando el ordenamiento permita su utilización para la finalidad informada; y
• de interacciones y eventos generados automáticamente durante el funcionamiento del servicio.

9. Tratamientos y finalidades

9.1. Sitio web, formularios, prospectos y demostraciones

• Recibir, verificar y gestionar solicitudes de información, contacto o demostración.
• Analizar las necesidades del negocio, calificar la oportunidad comercial y preparar una demostración pertinente.
• Agendar reuniones y enviar confirmaciones, recordatorios o información solicitada.
• Conocer la fuente de la campaña, medir conversiones y mejorar los formularios y la experiencia digital.
• Prevenir registros fraudulentos, abusos, automatizaciones maliciosas o incidentes de seguridad.

9.2. Clientes, usuarios y prestación del servicio

• Crear, autenticar, administrar y proteger cuentas, organizaciones, roles y permisos.
• Configurar, operar y mantener formularios, integraciones, agentes humanos, agentes de WhatsApp, automatizaciones y funciones de inteligencia artificial.
• Gestionar contratos, facturación, cobros, renovaciones, soporte, solicitudes y comunicaciones operativas.
• Monitorear disponibilidad, calidad, capacidad, desempeño, errores, fraude y seguridad.
• Generar métricas y reportes para el cliente, procurando utilizar datos agregados o anonimizados cuando sea posible.

9.3. Conversaciones y datos tratados por cuenta de clientes

• Recibir, almacenar y entregar mensajes y archivos a través de los canales configurados.
• Comprender solicitudes, generar o sugerir respuestas, clasificar intenciones, resumir conversaciones y dirigir casos a una persona.
• Gestionar pedidos, reservas, solicitudes, oportunidades, soporte u otros procesos definidos por el cliente.
• Analizar calidad y resolver fallas, siempre bajo las instrucciones del cliente y los límites contractuales.
• Conservar y eliminar la información conforme al plazo configurado, al contrato y a la presente Política.

9.4. Comunicaciones comerciales

Con autorización independiente y opcional, ZUON podrá enviar novedades, contenidos, invitaciones, promociones y ofertas por los canales elegidos por el Titular. La negativa a recibir publicidad no impedirá solicitar información, contratar o utilizar el servicio.

ZUON respetará los canales autorizados, los horarios legalmente aplicables, el Registro de Números Excluidos cuando corresponda y las solicitudes de exclusión. Cada comunicación comercial contará con un mecanismo sencillo para dejar de recibirla.

9.5. Relaciones laborales, proveedores y cumplimiento

• Evaluar candidaturas, formalizar y administrar relaciones laborales o contractuales.
• Realizar pagos, cumplir obligaciones de seguridad social, tributarias, contables y de prevención del fraude.
• Gestionar proveedores, aliados, accesos, confidencialidad y seguridad de la información.
• Atender requerimientos de autoridades, reclamaciones, auditorías y ejercer o defender derechos.

10. Tratamiento mediante inteligencia artificial

Las soluciones de ZUON pueden utilizar inteligencia artificial para generar o sugerir respuestas, resumir y clasificar conversaciones, extraer información, recomendar acciones, calificar solicitudes o asistir a una persona. El uso de IA no elimina las obligaciones de protección de datos.

• Transparencia. Cuando resulte aplicable, se informará que la interacción puede involucrar un sistema automatizado y se habilitará la escalación a una persona según el servicio contratado.
• Necesidad y proporcionalidad. Solo se procesarán los datos adecuados para la finalidad y se evitará remitir a modelos información sensible o innecesaria.
• Calidad y supervisión. Las respuestas pueden contener errores; ZUON y sus clientes deberán aplicar controles, instrucciones y revisión humana proporcionales al riesgo.
• Decisiones relevantes. ZUON no utilizará exclusivamente decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o afectaciones equivalentes sobre una persona, salvo que exista una base jurídica válida, información clara y salvaguardas apropiadas.
• Entrenamiento. Los datos personales confiados por clientes no se utilizarán para entrenar modelos de propósito general propios o de terceros, salvo autorización específica, instrucción documentada del cliente y cumplimiento de los requisitos legales aplicables.
• Evaluación de riesgos. Antes de tratamientos de IA con alta probabilidad de afectar derechos, ZUON realizará y documentará una evaluación de impacto de privacidad y medidas de mitigación.

11. Datos sensibles, audios, ubicación y menores de edad

11.1. Datos sensibles

ZUON no solicita habitualmente datos sensibles. Si una finalidad exige tratarlos, informará expresamente su carácter sensible, la finalidad concreta, el carácter facultativo de responder y solicitará autorización explícita, salvo excepción legal.

Un audio o una imagen se tratarán como datos personales. Solo se considerarán biométricos sensibles cuando se procesen técnicamente con el propósito de identificar de manera única a una persona. ZUON no realizará reconocimiento facial ni autenticación biométrica por voz sin información previa, necesidad demostrada y autorización aplicable.

11.2. Ubicación, documentos y contenido compartido

La ubicación, imágenes, audios o documentos podrán almacenarse cuando el Titular los comparta voluntariamente o sean necesarios para la funcionalidad solicitada. El canal indicará la finalidad y ZUON aplicará controles de acceso y conservación acordes con el riesgo.

11.3. Niños, niñas y adolescentes

Los servicios de ZUON están dirigidos principalmente a personas mayores de edad y a organizaciones. ZUON no pretende recolectar intencionalmente datos de menores. Cuando excepcionalmente sea necesario, el tratamiento deberá respetar su interés superior, sus derechos fundamentales y contar con la autorización de su representante legal, previa escucha del menor conforme a su madurez. Si ZUON detecta una recolección no autorizada, adoptará medidas razonables para bloquear o eliminar la información.

12. Autorización y prueba del consentimiento

Salvo los casos en que la ley no la exige, ZUON obtendrá autorización previa, expresa e informada mediante mecanismos físicos, electrónicos, verbales grabados o conductas inequívocas que permitan consulta posterior. El silencio, la inactividad o una casilla premarcada no se considerarán autorización.

Antes o al momento de solicitar la autorización se informará:

• el tratamiento y sus finalidades;
• el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles o de menores;
• los derechos del Titular;
• la identificación y los canales de contacto de ZUON; y
• la forma de acceder a esta Política.

ZUON conservará evidencia de la autorización y de la versión del aviso aceptado, incluyendo, según el canal, fecha, hora, identificador de sesión, origen, dirección IP, registro de auditoría, grabación o copia del formato.

Separación de finalidades. La autorización para recibir publicidad será opcional y estará separada de la autorización necesaria para gestionar una solicitud o prestar el servicio.

13. Encargados, destinatarios y procesamiento internacional

Para cumplir las finalidades informadas, ZUON podrá permitir el acceso o transmitir datos a proveedores que actúen por su cuenta, incluidos actualmente Meta/WhatsApp, Google, Calendly, Microsoft y OpenAI, además de proveedores de infraestructura, alojamiento, comunicaciones, autenticación, soporte, analítica, seguridad, facturación y pagos.

Algunos proveedores pueden tratar información fuera de Colombia. ZUON aplicará los mecanismos contractuales y jurídicos correspondientes a las transmisiones o transferencias internacionales y evaluará razonablemente las condiciones de seguridad y privacidad del proveedor.

La información también podrá ser comunicada:

• al cliente Responsable y a sus usuarios autorizados cuando ZUON actúe como Encargado;
• a autoridades administrativas, judiciales o de control cuando exista una obligación o solicitud legítima;
• a asesores profesionales sujetos a confidencialidad; y
• en una reorganización, fusión, adquisición o transferencia empresarial, con las salvaguardas y comunicaciones que correspondan.

ZUON no vende bases de datos personales. Exigirá a sus Encargados tratar la información dentro del alcance acordado, mantener la confidencialidad, adoptar medidas de seguridad y devolverla o eliminarla cuando corresponda.

14. Cookies y tecnologías similares

Los sitios y aplicaciones de ZUON pueden utilizar cookies o tecnologías similares para mantener sesiones, recordar preferencias, autenticar usuarios, prevenir fraude, obtener analítica y medir campañas.

• Necesarias. Permiten funciones esenciales de seguridad, autenticación y operación.
• Funcionales y analíticas. Ayudan a recordar preferencias y entender el uso del servicio.
• Publicitarias. Permiten medir campañas o personalizar publicidad y solo se utilizarán con el consentimiento que resulte exigible.

Cuando se utilicen cookies no esenciales, ZUON ofrecerá opciones comprensibles para aceptar, rechazar o configurar categorías. El usuario también puede administrar cookies desde su navegador, aunque ciertas funciones podrían verse afectadas.

15. Seguridad y confidencialidad

ZUON implementará medidas razonables y proporcionales a la naturaleza, volumen, contexto y riesgo del tratamiento. Según corresponda, estas medidas pueden incluir:

• gestión de identidades, autenticación y acceso por mínimo privilegio;
• segregación lógica de clientes y ambientes;
• protección de credenciales, llaves y secretos;
• cifrado en tránsito y protección de respaldos y almacenamiento según el riesgo;
• registro y monitoreo de eventos de seguridad y actividad administrativa;
• copias de seguridad, recuperación, actualización y gestión de vulnerabilidades;
• acuerdos de confidencialidad, capacitación y control de proveedores; y
• procedimientos de gestión de incidentes, continuidad, conservación y eliminación segura.

Ningún sistema es absolutamente invulnerable. ZUON revisará y mejorará sus controles de acuerdo con los riesgos, cambios tecnológicos y obligaciones aplicables.

16. Conservación, archivo y supresión

Como regla general, ZUON conservará los datos personales durante la relación o la finalidad que justificó su tratamiento y hasta por dos (2) años contados desde la última interacción o desde la terminación de la relación, según corresponda.

El plazo general podrá ser menor cuando el cliente configure una conservación más corta, el Titular solicite válidamente la supresión o la finalidad se agote. Podrá ser mayor únicamente cuando sea necesario para cumplir una obligación legal o contractual, conservar soportes contables, atender reclamaciones, ejercer derechos, preservar evidencia de seguridad o cumplir una orden de autoridad.

Al finalizar el plazo, la información se eliminará, anonimizará o bloqueará cuando la eliminación inmediata no sea técnicamente posible o deba conservarse por una obligación vigente. Los respaldos se depurarán según sus ciclos de rotación y no se reutilizarán para finalidades ordinarias después de una solicitud válida de supresión.

17. Derechos de los Titulares

El Titular podrá, de acuerdo con la ley:

• conocer, acceder, actualizar, corregir y rectificar sus datos;
• solicitar prueba de la autorización, salvo excepción legal;
• ser informado sobre el uso realizado de sus datos;
• revocar la autorización y solicitar la supresión cuando sea procedente;
• acceder gratuitamente a sus datos personales;
• presentar consultas, reclamos y solicitudes; y
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite ante ZUON o el Responsable correspondiente.

18. Área responsable y canales de atención

La función de protección de datos personales será asumida por el área administrativa y jurídica de ZUON S.A.S. o por la persona que designe el Representante Legal.

19. Procedimiento para consultas y reclamos

19.1. Legitimación y contenido de la solicitud

Los derechos pueden ser ejercidos por el Titular, sus causahabientes, representante o apoderado debidamente acreditado, o por quien actúe a favor de otra persona cuando exista estipulación legal.

La solicitud deberá contener, cuando resulte aplicable:

• nombre e identificación del solicitante y acreditación de su calidad;
• datos de contacto para recibir la respuesta;
• descripción clara de la consulta, hechos o derecho que desea ejercer;
• datos, cuenta, canal o relación que permitan localizar la información; y
• documentos que se quieran hacer valer.

19.2. Consultas

Las consultas sobre información personal se atenderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si no es posible responder dentro de ese plazo, se informará el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento inicial.

19.3. Reclamos, corrección, actualización o supresión

• Si el reclamo está incompleto, ZUON solicitará su corrección dentro de los cinco (5) días siguientes. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.
• Si ZUON no es competente, trasladará el reclamo a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará al solicitante.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá la leyenda «reclamo en trámite» en un término no mayor a dos (2) días hábiles, cuando resulte aplicable.
• El reclamo se atenderá en un máximo de quince (15) días hábiles. Si se requiere prórroga, se informará el motivo y la respuesta no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento inicial.

19.4. Solicitudes relacionadas con datos de un cliente

Cuando ZUON actúe como Encargado y reciba una solicitud de un consumidor o usuario final, podrá remitirla al cliente Responsable y colaborará razonablemente para que este responda. El cliente conservará la responsabilidad principal de decidir sobre acceso, corrección, supresión o revocatoria, salvo obligación legal diferente.

20. Revocatoria y supresión

El Titular puede solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos. La solicitud no procederá de manera inmediata cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información, sea necesaria para ejercer o defender derechos, esté relacionada con una investigación vigente o se presente otra excepción legal.

La revocatoria de publicidad no afectará las comunicaciones necesarias para responder una solicitud, ejecutar el contrato, informar sobre seguridad, facturación o cambios esenciales del servicio.

21. Gestión de incidentes de seguridad

Las personas vinculadas a ZUON deberán reportar oportunamente cualquier pérdida, acceso indebido, divulgación, alteración, uso no autorizado o indisponibilidad que pueda afectar datos personales. ZUON evaluará el incidente, contendrá sus efectos, preservará evidencia, documentará las acciones y notificará a clientes, Titulares o autoridades cuando resulte legalmente exigible.

22. Cambios a esta Política

ZUON podrá actualizar esta Política por cambios legales, tecnológicos, contractuales u operativos. Los cambios sustanciales relacionados con la identificación del Responsable o con nuevas finalidades requerirán comunicación o nueva autorización cuando corresponda, antes de iniciar el tratamiento modificado.

La versión vigente se publicará en www.zuon.ai. Se conservará el número de versión y la fecha de entrada en vigencia para permitir su consulta y trazabilidad.

23. Vigencia de la Política y de las bases de datos

Esta Política entra en vigencia el 15 de julio de 2026. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras subsistan las finalidades que justifican el tratamiento y durante los periodos de conservación descritos en la sección 16, sin perjuicio de obligaciones legales o contractuales superiores.

Anexo 1. Textos de autorización para ZuonForms y formularios web

A. Autorización necesaria para gestionar la solicitud

☐ Autorizo a ZUON S.A.S., NIT 901.658.626-3, para recolectar y tratar mis datos personales con el fin de gestionar mi solicitud, analizar las necesidades de mi negocio, contactarme por los canales que indique, agendar una demostración y, si corresponde, crear y prestar los servicios solicitados. Declaro que conozco mis derechos y que puedo consultar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en https://www.zuon.ai/politica-de-privacidad.

Implementación: casilla no premarcada, requerida únicamente cuando el tratamiento dependa de autorización. Debe almacenarse la versión del texto aceptado, fecha, hora, sesión o evento, formulario, fuente y evidencia técnica disponible.

B. Autorización opcional para comunicaciones comerciales

☐ Autorizo de manera libre y opcional a ZUON S.A.S. para enviarme novedades, contenidos, invitaciones, promociones y ofertas comerciales por los canales que seleccione. Entiendo que puedo retirar esta autorización en cualquier momento escribiendo a privacidad@zuon.ai o utilizando el mecanismo de cancelación incluido en la comunicación.

Canales autorizados: ☐ Correo electrónico  ☐ WhatsApp  ☐ Llamadas

Implementación: esta autorización debe permanecer separada de la casilla necesaria para atender la solicitud y no puede ser condición para acceder al servicio.

Anexo 2. Avisos cortos de privacidad

A. Aviso para formularios web

Responsable: ZUON S.A.S., NIT 901.658.626-3. Usaremos los datos suministrados para gestionar su solicitud, contactarle, analizar las necesidades de su negocio y agendar o prestar los servicios solicitados. Podrá conocer, actualizar, rectificar, suprimir sus datos y revocar la autorización escribiendo a privacidad@zuon.ai. Consulte la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en https://www.zuon.ai/politica-de-privacidad. La respuesta a preguntas sobre datos sensibles es facultativa.

B. Aviso para canales propios de WhatsApp de ZUON

Hola. Este canal de ZUON S.A.S. puede ser atendido por un asistente de inteligencia artificial y por personas autorizadas. Trataremos los datos y contenidos que comparta para responder su solicitud, analizar las necesidades de su negocio, agendar una demostración y prestar soporte. Puede consultar nuestra política en https://www.zuon.ai/politica-de-privacidad. Para continuar, responda ACEPTO. Evite enviar datos sensibles que no sean necesarios.

Nota de implementación: conservar el mensaje de aceptación junto con la versión del aviso informada al Titular.

C. Aviso para agentes operados por cuenta de un cliente

Este canal es administrado por [NOMBRE DEL CLIENTE], Responsable del tratamiento, con apoyo tecnológico de ZUON S.A.S. como Encargado. Sus datos se usarán para [FINALIDADES DEL CLIENTE]. Consulte la política del Responsable en [URL] y ejerza sus derechos a través de [CANAL DEL CLIENTE]. Esta interacción puede involucrar asistencia mediante inteligencia artificial.

Este texto es una plantilla para clientes y debe completarse antes de usarse. ZUON no debe sustituir la identidad ni la política del cliente cuando actúa únicamente como Encargado.